Obrigações da empresa ao fornecer vale-transporte aos funcionários

Garantir o vale-transporte é uma das principais responsabilidades das empresas que mantêm empregados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Esse benefício é essencial para que o trabalhador possa se deslocar entre sua residência e o local de trabalho, e seu fornecimento é regulamentado por lei. No entanto, muitas empresas ainda cometem erros por desconhecerem as obrigações legais relacionadas ao vale-transporte, o que pode gerar multas, passivos trabalhistas e prejuízos à imagem da organização.

De acordo com a Lei nº 7.418/1985 e com o Decreto nº 95.247/1987, o vale-transporte deve ser concedido de forma antecipada e obrigatória, respeitando regras específicas sobre cálculo, descontos e forma de entrega. Além disso, é dever do empregador manter controles internos que garantam a correta utilização do benefício e o cumprimento das exigências legais. Entender esses detalhes é fundamental para qualquer empresa que deseja agir em conformidade com a legislação e evitar complicações futuras.

Neste artigo, você vai descobrir quais são as obrigações da empresa ao fornecer vale-transporte, quanto pode ser descontado do salário, quais são as boas práticas de gestão e os erros que devem ser evitados.

Fornecimento do vale-transporte: regras, prazos e o que a empresa não pode fazer

O vale-transporte é um direito garantido por lei a todos os trabalhadores contratados sob o regime da CLT, e o fornecimento correto do benefício é uma obrigação da empresa. De acordo com a Lei nº 7.418/1985 e o Decreto nº 95.247/1987, o vale-transporte deve ser entregue antes do início do mês de trabalho, para que o colaborador possa realizar seus deslocamentos sem precisar arcar com o custo do transporte do próprio bolso. Ou seja, o benefício é sempre antecipado, e não reembolsado depois.

As regras determinam que o vale-transporte deve cobrir todo o trajeto entre a residência e o local de trabalho, podendo incluir transporte urbano, intermunicipal ou interestadual, desde que seja coletivo e público.

A empresa deve calcular o valor com base nas passagens utilizadas diariamente e garantir que o funcionário tenha créditos suficientes para ir e voltar durante todo o mês. É importante destacar que o benefício é pessoal e intransferível, sendo proibido o uso por terceiros ou para outros fins que não o deslocamento ao trabalho.

Uma dúvida comum é se a empresa pode pagar o valor do vale-transporte em dinheiro. A resposta é não — o pagamento em espécie só é permitido em situações excepcionais, como quando não há sistema de vale eletrônico disponível ou o transporte público não aceita cartões de recarga.

Mesmo nesses casos, o empregador deve manter registros que comprovem o pagamento e o motivo da exceção. Além disso, é ilegal substituir o vale-transporte por outros benefícios, como bônus ou auxílio-combustível, já que cada um tem finalidades diferentes perante a lei.

Cumprir essas regras é essencial para evitar penalidades e reclamações trabalhistas. O fornecimento correto do vale-transporte demonstra respeito às normas legais e ao bem-estar do colaborador, além de fortalecer a imagem da empresa como uma organização ética e responsável.

Desconto do vale-transporte: quanto a empresa pode reter e quem paga a diferença

Um dos pontos que mais gera dúvidas entre empregadores e trabalhadores é o desconto do vale-transporte. A legislação trabalhista estabelece um limite claro: a empresa pode descontar no máximo 6% do salário-base do colaborador para ajudar a custear o benefício.

Esse percentual é fixo e serve como uma forma de dividir o custo do transporte, garantindo que o trabalhador participe de forma simbólica do pagamento, mas sem comprometer grande parte de sua renda.

O cálculo é simples: basta aplicar 6% sobre o salário básico do empregado, sem incluir adicionais, gratificações ou comissões. Por exemplo, se o funcionário recebe R$ 2.000, o desconto máximo é de R$ 120, independentemente do valor total das passagens.

Se o custo mensal do transporte for maior, a empresa é obrigada a arcar com a diferença, garantindo que o trabalhador receba o vale suficiente para ir e voltar do trabalho durante todo o mês. Essa é uma das principais obrigações do empregador e deve ser cumprida rigorosamente.

É importante lembrar que o vale-transporte não tem natureza salarial, ou seja, não integra o salário do colaborador e não sofre incidência de encargos trabalhistas como FGTS, INSS, férias ou 13º salário.

Manter um cálculo transparente, registrar os descontos corretamente na folha e garantir o fornecimento integral do benefício são práticas que demonstram conformidade com a lei e respeito ao trabalhador. Dessa forma, o RH evita problemas legais e assegura que todos os colaboradores tenham acesso ao transporte necessário para exercer suas atividades com tranquilidade e segurança.

Gestão do vale-transporte: atualização de dados, controle e prevenção de erros

A boa gestão do vale-transporte é fundamental para evitar desperdícios, fraudes e problemas trabalhistas. Não basta apenas conceder o benefício — é preciso manter um controle constante sobre o uso e as informações dos colaboradores.

Um dos erros mais comuns é deixar de atualizar o endereço do funcionário quando ele se muda. Essa mudança altera o trajeto e, consequentemente, o valor do benefício. Por isso, é importante que o colaborador informe o novo endereço assim que possível e que o setor de RH atualize o cadastro imediatamente.

Outro ponto essencial é o controle do uso do vale-transporte. As empresas devem acompanhar se o benefício está sendo utilizado corretamente, ou seja, apenas para o deslocamento entre casa e trabalho. O uso indevido — como emprestar o cartão a terceiros ou utilizá-lo em trajetos pessoais — é proibido por lei e pode resultar em advertências ou até demissão por justa causa. Para evitar esse tipo de situação, muitas empresas adotam sistemas eletrônicos de gestão, que permitem acompanhar o consumo de créditos e bloqueiam cartões em caso de perda, roubo ou desligamento do funcionário.

Além disso, a empresa deve estabelecer regras internas claras sobre o fornecimento e uso do vale-transporte, explicando tudo já no momento da admissão. Também é essencial registrar todas as informações: formulários preenchidos, trajetos, valores, comprovantes de recarga e descontos realizados. Esses registros servem como prova em auditorias ou fiscalizações do Ministério do Trabalho, garantindo transparência e segurança jurídica.

Investir em uma gestão organizada e preventiva não apenas evita erros, mas também reforça o compromisso da empresa com a conformidade legal e o bem-estar dos funcionários. Um sistema de controle eficiente transmite confiança, reduz custos desnecessários e contribui para um ambiente de trabalho mais justo, responsável e sustentável.

Conclusão

Cumprir corretamente as obrigações da empresa ao fornecer o vale-transporte aos funcionários é mais do que uma exigência legal — é uma demonstração de responsabilidade e respeito com quem faz parte da organização. Esse benefício, previsto na legislação trabalhista, garante que o colaborador tenha condições seguras e acessíveis de se deslocar até o trabalho, fortalecendo o vínculo entre empregador e empregado.

Ao seguir as regras de fornecimento, aplicar corretamente o desconto máximo permitido e manter uma gestão atualizada e transparente, a empresa evita problemas jurídicos, reduz riscos de multas e cria um ambiente mais ético e confiável. Pequenos cuidados, como revisar trajetos e registrar todas as informações, fazem grande diferença na prevenção de erros e no controle interno do benefício.

Mais do que cumprir a lei, oferecer o vale-transporte de forma justa e bem administrada mostra que a empresa valoriza o bem-estar dos colaboradores e atua de forma responsável. Esse tipo de postura reforça a credibilidade da marca, melhora o clima organizacional e contribui para um ambiente de trabalho mais produtivo, humano e sustentável.